「業務効率を上げたい！」

「社内のコミュニケーションを深めたい！」

「新しいアイデアを生み出したい！」

会議室を抜け出し、開放的な「非日常的」空間で行うオフサイトミーティングに高い注目が集まっています。

オフサイトミーティングは、例えば、会議室では煮詰まってしまったアイデアを引き出すのに最適ですし、リモートワークで顔を合わせることが減ってしまった社内のコミュニケーションを促進するのにも最適です。

そこで本記事では、オフサイトミーティングを企画する総務や広報責任者、経営者の方に向けて、オフサイトミーティングの特徴、メリット・デメリット、具体的な進め方・ポイントについて解説していきます。

オフサイトミーティングとは？

オフサイトミーティングとは、普段の職場からあえて離れた場所でミーティングをすることを指します。

そもそもオフサイト（off-site）とは、英語で「離れた場所」という意味があります。

自然に囲まれた場所や海が見える場所、湖畔の近くなど、いつもとは違う非日常な環境に身を置き、会議や研修を行います。

例えば、

社員総会

新規事業のキックオフミーティング

期初の決起会

マネジメント研修

新入社員研修

など、目的に応じて実施します。

普段とは異なる環境で実施することで新しい発想につながるといった効果が期待できるため、オフサイトミーティングを行う企業が日本でも増えてきています。

オフサイトミーティングのメリット・デメリット

ここでは、オフサイトミーティングのメリット・デメリットについてご紹介します。

メリット

オフサイトミーティングのメリットは、以下の3つです。

・新しいアイデアが生まれやすい

・社内コミュニケーションの促進

・「非日常空間」によるリフレッシュ効果

新しいアイデアが生まれやすい

社内の会議室とは違う環境で開催するので、リフレッシュ効果も手伝い、集中力が高まり、よりクリエイティブな発想ができるようになります。

そのため、見落としていた点に着目でき、新しいアイデアが生まれやすいというメリットがあります。

社内コミュニケーションの促進

普段の環境からあえて違う場所に身を置くことで、自由で活発な意見交換など、参加者同士のコミュニケーションを促進することも期待できます。

他部署など普段なかなか交流する機会のない人とも意見交換ができる機会をつくれることもメリットといえるでしょう。

「非日常空間」によるリフレッシュ効果

オフサイトミーティングでは、リフレッシュ効果も期待できます。

併せて社員旅行を実施する企業も多くあり、観光地を巡ったり、その土地の料理を楽しんだりと非日常の空間で英気を養います。

デメリット

オフサイトミーティングのデメリットは以下の3つです。

・施設費用や移動時間がかかる

・社内での業務調整が必要

・「いつもと同じ」で終わる可能性がある

施設費用や移動時間がかかる

社外の施設で開催するため、スペースを借りる費用が発生します。

さらに、会場までの交通費や飲食代、移動時間というコストを加味する必要があります。

そのため、オフサイトミーティングのテーマや参加人数に応じて、開催のタイミングを決めていくとよいでしょう。

社内での業務調整が必要

オフサイトミーティングに参加するメンバーは、職場から離れた場所に出向きます。

そのため、参加している期間の業務調整を行う必要があります。主催者及び企画担当者は、スケジュール調整をしやすいように、参加者には前もって知らせるようにしましょう。

また、参加者が増えれば増えるほど、日程調整も難しくなります。

参加者が長時間席を空けても滞りなく業務が進められるように、情報共有するなど事前準備が重要です。

「いつもと同じ」で終わる可能性がある

オフサイトミーティングを実施する上で気をつけたいのが、「いつもと同じ」で終わるということです。

普段とは異なる環境に場所を変えても、いつもと同じような議題や進行方法であれば、オフサイトミーティングのメリットを活かしきることはできません。

単に場所が変わっただけにならないように、参加者と目的を共有し、全員が意義を理解した上で取り組むことが大切です。

オフサイトミーティングの進め方

ここでは、実際にオフサイトミーティングを進める際の事前準備や当日の進行ポイントについて紹介します。

事前の準備

オフサイトミーティングの準備に必要なことは以下の3つです。

・目的やテーマのプランニング

・参加者の選出とミーティング内容の共有

・日時や施設予約などのスケジュール調整

それぞれ順に解説していきます。

目的やテーマのプランニング

まずは、オフサイトミーティングの目的やテーマを明確にしましょう。

何のために実施するのか、その目的にはどんなテーマについて話し合うのかを決めていきます。

ここでのポイントは、オフサイトミーティングの特性を考慮し、特定の問題の解決策を決定することを目的としないということです。

参加者全員が率直な意見やアイデアを出し、チームとしての課題を見つけ、共有していくことを意識してプランニングするとよいでしょう。

参加者の選出とミーティング内容の共有

目的とテーマが決まったら、参加者を選定していきます。

自由に発言しやすい環境を創出するため、参加者の人数の目安は、数人から10人までの少人数とするのがよいとされています。

あくまでも目的に合わせることが重要ですので、目的によっては少人数単位のグループ分けをするなど、臨機応変に対応するとよいでしょう。

また、参加者が決まり次第、あらかじめオフサイトミーティングの目的とテーマを共有しておくことも忘れずに行いましょう。

事前に共有しておくことで、当日の議論がスムーズになります。

日時や施設予約などのスケジュール調整

参加者の選定まで完了できたら、日時と施設予約といったスケジュール調整を行います。

会場選びは、以下の点に気をつけましょう。

・会場までのアクセスはしやすいか

・必要な設備が揃っているか

・会場と周辺環境の雰囲気はどうか

気になることは施設にあらかじめ問い合わせるなどして、当日「こんなはずではなかった」ということがないようにしておくことが大切です。

当日の進行ポイント

オフサイトミーティング当日の進行上のポイントは以下の2点です。

・平等な意見交換で会議に広がりを

・進行は厳守ではなく、適度な段取りで

具体的にどのようなことか、詳しく解説していきます。

平等な意見交換で会議に広がりを

オフサイトミーティングで気をつけたいのが、発言権のある人のみが話して会議が終わってしまうということです。

参加者全員に発言のチャンスが回ってくるよう、進行役や主催者側で会議に広がりを持たせるようにフォローしていきましょう。

全員に発言機会があることで、新しいアイデアも生まれやすくなります。

ただの雑談のようになり、肝心なことが決まらなかったということです。

活発な意見交換ができればよいのですが、目的意識が薄れるとつい、ダラダラと話が続くだけになってしまいます。

進行は厳守ではなく、適度な段取りで

当日は、準備していた段取り通りにいかないことがしばしば。

しかし、普段とは異なる環境で会議をするのですから、できるだけフランクな雰囲気で自由闊達な意見交換ができるようスケジュールに縛られすぎないことも大切です。

一方で、ただの雑談のようになり、肝心なことが決まらなかったというのも考えもの。

目的やテーマから脱線しないように、適度にメリハリのある進行を心がけましょう。

まとめ

普段のオフィスから離れた場所で実施するオフサイトミーティングでは、リフレッシュ効果が期待できます。

また、自由で率直な意見を参加者それぞれが出し合うことで、新しいアイデアを生み出すことにもつながります。

実施する際には、明確な目的やテーマを持ち、参加者にも共有することで意義のある内容にしていくことが大切です。

事業の見直しをしたい時、マネジメントの改善をしたい時、社内のコミュニケーションを深めたい時などに、オフサイトミーティングを活用されるのはいかがでしょうか。

※「オフサイトミーティング」はスコラ・コンサルトの登録商標です。