企業の活性化や業務効率化を求められるなか、近年注目されている新しい会議の方法に「オフサイトミーティング」があります。

オフサイトミーティングは、チームワークの強化や新たなアイデアを生み出すメリットがある一方、事前準備や進行を適切に行わないと、期待する効果が得られないこともあります。

そこで本記事は、効果的なオフサイトミーティングを実施するまでの流れや成功させるコツを解説します。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティング（off-site meeting）とは、その名の通り職場現場を離れた場所でミーティングすることを意味します。

通常、会社のミーティングは社内で済ませることが多いですが、オフサイトミーティングはあえて「非日常的な場所」で行うのが特徴となっています。

オフサイトミーティングを行う目的

オフサイトミーティングは「気楽にまじめな話をする」をコンセプトに、参加者同士のコミュニケーションを深めて協力的に課題を解決することを目的としています。

そのため、オフサイトミーティングでは、参加者一人ひとりが考えていることを素直に話せるオープンな雰囲気の場所で開催するのが適しています。

通常の会議との違い

オフサイトミーティングは通常の会議と違い、結論を導くのではなく、結論を出すまでの「参加者の関係」や「過程」を重視するミーティングです。

そのため、オフサイトミーティングでは「仕事に不安を感じていること」や「社員がやりがいをもって働くには」といった、通常の会議では取り上げない内容をテーマにしています。

た、通常の会議では限られた短い時間で結論を出しますが、オフサイトミーティングは時間をかけて話し合い、チーム力の強化やコミュニケーションの活性化を目的としています。

オフサイトミーティングを行うまでの流れ

効果的なオフサイトミーティングをするには、入念な事前準備が重要となります。

ここでは、オフサイトミーティングを開催するまでの流れを解説します。

1,目的を明確にする

2.参加者を選定する

3.日時・開催場所の選定、予約を行う

4.参加者に通知をする

1.目的を明確にする

まずは、オフサイトミーティングの目的を明確にして、その目的達成のためにどのようなテーマで話し合うのかを決める必要があります。

明確な目的と目標を設定すれば、参加者全員が同じ方向を向き、ミーティングも効率的かつ効果的に進行します。

2.参加者を選定する

目的を明確にしたら、それに合わせて参加者を選定します。

オフサイトミーティングでは、参加者が自由に発言しやすい環境づくりが大切となるので、参加者は数人から10人ぐらいまでの少人数で行うようにしましょう。

参加者が決まったら、オフサイトミーティングの目的とテーマを事前に共有します。事前にテーマを伝えておくことで、参加者はテーマに対する意見を整理でき、当日の話し合いがスムーズになります。

3.日時・開催場所の選定、予約を行う

参加者の予定を確認後、開催日時を決め、参加人数に合わせた開催場所の選定、予約をしていきます。

開催場所はアクセスの良さや必要となる設備、飲食の可否、開放感や非日常感があるのかといった点に注目してみましょう。

4.参加者に通知をする

参加者、日時、場所が決まったら、すみやかに参加者へ通知しましょう。

オフサイトミーティングする目的や話し合うテーマをアナウンスすれば、参加者はテーマに沿った準備ができるので、ミーティングがより有意義なものになるでしょう。

オフサイトミーティングを成功させるコツ

オフサイトミーティングを成功させるには、下記ポイントをおさえるのが重要です。

1.ミーティングに適した会場・施設を選ぶ

2.アイスブレイクを取り入れてメリハリをもたせる

3.適切な人数でグループ分けをする

4.進行役（ファシリテーター）を中心に進める

それぞれ解説します。

1.ミーティングに適した会場・施設を選ぶ

オフサイトミーティングは、ミーティングに適した会場や施設を選ぶのが非常に重要です。

会場の雰囲気や設備次第で話し合いの質が変わることもあるので、会場や施設選びでは以下のポイントをチェックしておきましょう。

●広々とした部屋

●設備や備品の貸し出し

●非日常が味わえるリフレッシュできる環境

●飲食の可否

また、人は普段と異なる環境に身を置いたときに集中力が高まり、発想力も豊かになりやすいので、いつものミーティングとまったく異なる環境を用意するとよいでしょう。

2.アイスブレイクを取り入れてメリハリをもたせる

いきなりミーティングに入る前に、ミーティング冒頭の5分〜10分程度、メンバーの緊張をほぐすアイスブレイクの時間を設けましょう。

アイスブレイクは気軽に参加できて、なるべく準備するものが少ない自己紹介系のアクティビティがおすすめです。当日の気分や気持ちを共有したり、お互いの共通点を探し出すアクティビティにすれば、よりコミュニケーションが深まるでしょう。

3.適切な人数でグループ分けをする

オフサイトミーティングは人数が多すぎると意見がまとまらず、逆に人数が少なすぎると多様なアイデアが生まれにくくなります。

また、同じ部署内だけでなく、他部署のメンバーを参加させることで、新たな視点や課題解決にもつながるので、参加者は適切な人数とメンバーでグループ分けしましょう。

4.進行役（ファシリテーター）を中心に進める

オフサイトミーティングでは、異なる考えをまとめ、適切な行動へと促すスキルを持った進行役（ファシリテーター）の存在が重要となります。

ファシリテーターは、オフサイトミーティングで次のような役割を果たします。

●会議の段取りと進行

●時間管理

●意見交換の促進

●対立意見の調整

●相互理解の促進

●合意形成

オフサイトミーティングは、リラックスしながらもミーティングを適切に進行する時間管理が重要になるので、ファシリテーターを中心に効果的なミーティングをしましょう。

まとめ

オフサイトミーティングを実施するまでの流れと成功させるコツを解説しました。

非日常的な環境で開催されるオフサイトミーティングは、チーム力の強化やアイデアを生み出すのに適したミーティングです。

より効果的なオフサイトミーティングを実現するためにも、ミーティングの目的を達成できるような入念な事前準備を心がけるようにしましょう。